Organizar la conferencia internacional State of the Map es un esfuerzo enorme. Pero puede dividirse en tareas pequeñas y sencillas. ¡Te estamos buscando! ¿Te interesa encargarte de alguna de nuestras tareas? Este post te muestra lo que estamos haciendo: tal vez haya algo en lo que puedas ayudar. ¡O pídenos más detalles sobre las tareas que te interesan!
Qué hacemos
El SotM del año siguiente suele anunciarse al final del anterior. Eso significa que el trabajo sobre el SotM del año que viene ya empieza antes incluso de que comience el SotM actual. Tenemos que publicar una convocatoria de candidaturas y resolver las opciones con los equipos locales. Y tomar una decisión fundamentada y a menudo difícil.
Fase de preparación – poco después de SotM
Una vez hecho el SotM, el grupo de trabajo del SotM empieza a trabajar con el equipo local para el año que viene. Los primeros pasos son crear el logotipo y el prospecto para los patrocinadores. Además, por estas fechas se lanza la página web y se estudian las posibilidades del evento social.
El comité del programa comienza su trabajo estableciendo la convocatoria de ponencias. El comité de becas también tiene que hacer muchos preparativos antes de publicar su oferta.
A mediados de año – fase de crecimiento
La búsqueda de patrocinadores, la convocatoria de ponencias y las becas o subvenciones para viajes son las actividades que dominan esta fase. Después comienza la fase de revisión tanto de las presentaciones de ponencias como de las solicitudes de becas. Acabar el programa y ajustarlo con los ponentes puede ser todo un reto. El equipo del sitio web tiene que incluir los logotipos de los patrocinadores y proporcionar contenido sobre la sede, y luego la programación.
La fase caliente antes de la conferencia
Se abre la venta de entradas. Tenemos que asegurarnos de que todos los ponentes tengan entradas. Este año se agotaron las entradas y tuvimos que responder a muchas preguntas.
Hay que encargar el catering. Hay que organizar el acto social.
Hay que gestionar a los becarios. En el pasado les organizábamos el viaje y les ayudábamos a solicitar el visado si era necesario. También hay que organizarles el alojamiento.
Hay que cuidar a los patrocinadores. Reciben vales para entradas a la conferencia y pueden aportar información para el folleto. Algunos patrocinadores pueden tener requisitos especiales.
En esta fase también hay mucho trabajo de diseño: carteles, pancartas, pero también las camisetas. Además, el folleto del programa es un trabajo considerable hasta que está perfecto.
Hay que organizar la grabación de vídeo (y, si es posible, el streaming), y comprobar la situación local del acceso a Internet.
Poco antes de la conferencia creamos un grupo de Telegram. Tenemos que coordinar a muchos voluntarios que ayudan durante la conferencia en el mostrador de bienvenida, en el catering, en las sesiones o con las cámaras de vídeo.
Cómo puedes ayudar
Trabajo de diseño
- Logotipo
- Diseño del sitio web
- Diseño del folleto del patrocinador
- Diseño del folleto
- Pancartas, carteles
- Diseño de camisetas
- Certificado de asistencia
Patrocinio
- Preparación de los paquetes de patrocinio
- Encontrar patrocinadores
- Comunicación con los patrocinadores
- Recoger los logotipos y los anuncios de los folletos
- Emitir vales de entradas a los patrocinadores
- Logotipo del patrocinador en diapositivas y pancartas
- Preparar los stands de los patrocinadores en la conferencia
Trabajo administrativo
- Planificación presupuestaria
- Coordinación financiera con OSMF
- Planificar el calendario
- Preparar reuniones de grupo
- Configurar el sistema de registro
- Administración de listas de correo de grupo
- Seguro de conferencias
- Cuestiones legales y de permisos
- Consideraciones de seguridad
Programa
- Convocatoria de presentaciones
- Buscamos ponentes interesantes
- Configurar el sistema de envío de charlas
- Revisión de los envíos
- Elaborar un horario adecuado
- Comunicación con los ponentes
- Coordinación con el equipo de becas
- Cancelar, cambiar, reorganizar conversaciones
- Concurso de carteles
- Ponentes principales
- Premios OSM
Beca de viaje
- Convocatoria de becas
- Revisión de los envíos
- Gestión de viajes, alojamiento
- Cartas de invitación
- Preparar una guía de viaje para becarios
- Trabajo local
- Evento social (espacio, catering, música)
- Catering para conferencias
- Organizar un pre-evento
- Reservas de hotel
- Identificadores, cordones
- Pedido de camisetas
- Encargo de pancartas
- Impresión de carteles y rótulos
- Preparar el lugar (vídeo, wifi)
Comunicación
- Contenido del sitio web: patrocinadores, lugar de celebración, alojamiento, asistentes, convocatoria de presentaciones, etc.
- Creación de textos para Twitter, entradas de blog, listas de correo, boletín de noticias, etc.
- Traducción a otras lenguas
- Responder a los correos de los asistentes
- Grupos de Telegram (durante la conferencia)
Trabajo de conferencia
- Gestión de los voluntarios
- Preparación de mesas, paredes de carteles
- Colocación de pancartas, carteles, etc.
- Mostrador de bienvenida
- Vídeo y streaming
- Cortar y subir vídeos
- Recogida de diapositivas de los ponentes
- Catering
- Moderación de la sesión
- Asistencia técnica en las sesiones
- Equipo del Código de Conducta
Buscando la próxima sede
- Licitación
- Comunicación en listas de correo, etc.
- Comunicación con los equipos solicitantes
- Proceso de revisión y decisión
Comunicación
Colaboramos principalmente por correo electrónico y en Github en inglés. El equipo central de SotM tiene reuniones de voz en Mumble.
Contacta con nosotros
¿Te interesa? Envía un correo electrónico a sotm@openstreetmap.org
Fsíguenos @sotm¡!
La conferencia State of the Map es la conferencia anual internacional de OpenStreetMap, organizado por la Fundación OpenStreetMap. La Fundación OpenStreetMap es una organización sin fines de lucro, formada en el Reino Unido para apoyar el Proyecto OpenStreetMap. Se dedica a fomentar el crecimiento, desarrollo y distribución de datos geoespaciales gratuitos para que cualquiera los use y comparta. La Fundación OpenStreetMap posee y mantiene la infraestructura del proyecto OpenStreetMap y puedes apoyarla haciéndote miembro. La Comité Organizador del State of the Map es uno de nuestros Grupos de Trabajo voluntarios.
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